گزارش کارآموزی IT دفتر سازمان مرکزی تعاون روستایی ایران

گزارش کارآموزی IT دفتر سازمان مرکزی تعاون روستایی ایران

گزارش کارآموزی IT دفتر سازمان مرکزی تعاون روستایی ایران

مقدمه:

در دهه پایانی قرن بیستم و در آستانه ورود به هزاره سوم، ظهور و گسترش فناوری اطلاعات کلیه شئونات زندگی و تعاملات اجتماعی را دستخوش تحول نمود. تا حدی که تمامی جوامع ناگزیر از رویکرد به آن شدند. اینترنت شرایط تازه‎ای را پدید آورد که در آن تولیدکنندگان، تامین‎کنندگان، فروشندگان و مشتریان، و تقریباً همه عوامل دست‎اندرکار یک چرخه اقتصادی قادر شدند در یک فضای مجازی مشترک با یکدیگر در ارتباط باشند و به تبادل اطلاعات، خدمات، محصولات و پول بپردازند. اینترنت تئوری‎ها و نظریات جدیدی را به میان آورده است که یکی از مشخصه‎های اصلی آنها نگاه تازه‎ای به مقوله کسب و کار است .

به جرأت می‎توان گفت که تجارت الکترونیکی یکی از نمودها و کاربردهای ویژه فناوری اطلاعات است و هم اکنون حجم وسیعی از خرید و فروش‎ها در کشورهای پیشرفته به شیوه الکترونیکی صورت می‎پذیرد.

مؤسسات و سازمانهای گوناگونی تاکنون با هدف ارائه راه‎حل‎های نوین جهت تسهیل فرایندهای مدیریتی تشکیل و تأسیس شده‎اند. پورتال‌های سازمانی به عنوان یکی از این راه‎حل‎ها تا حدودی توانسته‎اند انتظارات و امیدهای مدیران را در عرصه‎های گوناگون مدیریت برآورده سازند. معمولاً اولین نگرانی مدیران یافتن اطلاعات جدید و منابع اطلاعاتی موثق است. پورتال‌های سازمانی با بررسی نیازهای اطلاعاتی مدیران، مجموعه‎ای از مسیرهای مطمئن اطلاعاتی را در اختیار آنها می‎گذارند. از آنجایی که ارائه خدمات پورتال اساساً مبتنی بر شبکه و به ویژه اینترنت می‎باشد، پورتال‌هایسازمانی خدماتی فراتر از آدرس دهی اطلاعات را انجام می‎دهند که معمولاً شامل مواردی نظیر کاوش، سرویس پست الکترونیک، نظر سنجی، گروههای خبری و بحث و غیره است. امکان تعامل دو سویه میان مدیران و کاربران (کارمندان و ارباب رجوع) از طریق وب سایت اصلی پورتال و همچنین دیگر کاربران عضو در یک پورتال سازمانی، زمینه بهره‎برداری هر چه بیشتر از فرصتهایی را که در عرصه‎های گوناگون پدید می‎آیند، فراهم ساخته است.

پیدایش پورتال

همچنان که استفاده از اینترنت در اوایل سال 1994 آغاز شد و سرعت گرفت، تعداد وب سایتها نیز به شدت افزایش پیدا کرد. این پدیده که به خودی خود تقویت می‌شد منجر به بروز ضرورت یافتن راهی برای کمک به امر ناوبری یعنی جستجو و تحقیق شد. به این منظور دو نوع از وب سایت‎ها یعنی «فهرست‌های راهنما» و «موتورهای جستجو» پا به عرصه ظهور گذاشتند.

فهرست‌های راهنما، راهنمایان وب بودند که متشکل از ویراستاران انسانی بوده و براساس مقولات مختلفی مانند هنر، تجارت، خبر، بهداشت و غیره سازماندهی شده بودند.

نتیجه نهایی، معمولاً یک «پیوند» به یکی از صفحات معین وب بود که اطلاعات مورد نظر کاربر را در خود داشت.

از طرف دیگر، موتورهای جستجو کلمات کلیدی را از روی صفحات وب در بانکهای اطلاعاتی گردآوری و تنظیم می‌کردند که جستجوگران می‎توانستند به پرس و جو درباره آنها بپردازند. با وجود گسترش و تکامل موتورهای جستجو همچنان این سئوال به عنوان یک چالش مطرح بود که چگونه دقیقاً چیزی را به کاربر بدهیم که او می‎خواهد؟ روند تکاملی وبسایت‎ها سبب شد تا به تدریج استراتژی‎های خود را از «پیوند دادن سریع کاربران» به«سایتهای مقصد» تبدیل نمایند. در این مرحله ناظران صنعتی به فهرست‌های راهنما وجستجوی اولیه عنوان «پورتال» را دادند. این اصطلاح را در سال 1997، هالسی مینور که در آن زمان رئیس CNET بود، ابداع کرد. این کلمه به همان معنای عادی «دروازه» و «درگاه» است.

در حوزه اینترنت تعریف پورتال ماهیت متغیر خود را حفظ کرد. در ساده‎ترین معنا، پورتال دروازه‎ای است به وب. پورتال سکوی پرتابی است که هر کاربر قبل از رفتن به سراغ مقصدهای دیگر باید به صورت یک صفحه مبدأ از آن استفاده کند. مارشاک معاون گروه پاتریشیا سیبولدمی‎گوید: «پورتال‌ها باعث کاهش میزان پرسه زدن افراد در وب می‌شوند». در عین حال پورتال‌ها به تدریج تبدیل به سایتهایی شدند که هر کاربر در سراسر روز به منظور مدیریت طیف وسیعی از فعالیت‎های روزمره خود، به سراغ آنها می‎رود مانند بررسی کامل تیترهای خبری، قیمت سهام، ارسال نامه الکترونیکی و پیامهای دوربرد و پیوستن به تالارهای گفتگو از اینرو پورتال‌ها وظایف بسیار متفاوتی را انجام می‎دهند ولی جوهره همگی آنها متشکل از پنج عنصر اصلی است: مدیریت، جستجو، محتوا، ایجاد گروههای کاری و برنامه‎های خلاقیت فردی.

از پورتال تا یک محل کار الکترونیکی

پورتال نیز همانند اغلب مفاهیم رایج در فناوری اطلاعات بر اثر اینترنت و شبکه گسترده جهانی پدید آمد. کاربران عادی اینترنت معمولاً در هنگام ناوبری اطلاعات و کاوش موارد درخواستی خود در اینترنت مغلوب اقیانوس عظیم اطلاعات می‌شدند. در نتیجه وب سایت‌های کاوش نظیر Yahoo و AOL پدید آمدند تا به کاربران در یافتن مقاصد اینترنتی مورد نظرشان کمک کنند. این پورتال‌های اولیه هیچگونه امکان تنظیم شخصی را به کاربران خود ارائه نمی‌کردند، بنابراین انتظار چندانی نداشتند که کاربران آنها همچنان به آنها وفادار باقی بمانند و از سایتی به سایت دیگری نروند.

پورتال‌ها این وضعیت را با ارائه امکانات تنظیم شخصی به نحو چشمگیری تغییر دادند و کاربران آنها می‌توانستند موضوعات درخواستی خود را مطابق سلیقه، اولویت‌ها یا نیازهای شخصی تغییر دهند و پیوندهای مطلوبی را در ارتباط با موضوعات مختلف نظیر اخبار، اطلاعات بازار بورس و سهام، تیم‌های ورزشی مورد علاقه، اوضاع جوی و هواشناسی و غیره به صورت متمرکز و در یک جا در اختیار داشته باشند. این ویژگی پورتال‌ها سبب شد تا کاربران آنها نوعی تعلق خاطر به آنها پیدا کنند و هر کاربر مرتباً به پورتال شخصی خود مراجعه نماید. همین امر سبب شد تا همان وب سایت‌های کاوش اولیه یعنی Yahoo و AOL با افزودن قابلیت‌های بیشتر به صفحات اصلی خود مانند امکان ارسال سریع پیام‌های کوتاه، گروههای بحث، صفحات شخصی رایگان، آلبوم‌های عکس‌های شخصی و خانوادگی و سرویس‌های رایگان پست الکترونیکی کارایی و بهره‌وری خود را افزایش دهند و در نتیجه وفاداری بیشتری را از سوی کاربران همیشگی خود دریافت نمایند. بدین ترتیب بر اساس مطالعات به عمل آمده روشن شد که کاربران به هنگام مراجعه به این وب سایت‌ها وقت بیشتری را نسبت به گذشته صرف دیدن صفحات گوناگون آنها می‌کنند .

کاربران سازمانی و به ویژه مدیران نیز به این نتیجه رسیدند که از همان  ابلیت‌های پورتال‌های اینترنتی برای مدیریت منابع سازمانی خود اعم از منابع اطلاعاتی و انسانی (پرسنل) استفاده نمایند که البته یافتن اینگونه منابع اطلاعاتی (به لحاظ تخصصی بودن وظایف سازمانها) در اینترنت کار دشواری به نظر می‌آمد. افزودن ابزارهای همکاری، تعامل با سیستم‌های تبادل، گسترش امکانات به تجهیزات ارتباط از راه دور همزمان با جذب کاربران و مشتریان جدید و مرتبط ساختن شرکاء و تأمین کنندگان به یک وب سایت مشترک، سبب شد تا پورتال در مسیر تکاملی خود تبدیل به یک فضای کسب و کار الکترونیکی شود. این امر راهی را برای کاربران فراهم می‌کند تا به وسیله آن منابع، روابط و زنجیره ارزش یک سازمان را جهت انجام بهتر مشاغلشان مدیریت کنند.

پورتال‌های سازمانی

از اوایل سال 1997 که استفاده از پورتال‌ها در عرصه‎های مختلف کاوش و بازیابی اطلاعات در اینترنت مورد توجه قرار گرفت، بسیاری از سازمانهای تجاری و  غیرتجاری به فکر طراحی و ایجاد پورتال‌های سازمانی برای خود و پرسنل و کاربران یا به عبارت بهتر مشتریانشان افتادند. شرکت‎هایی مانند مایکروسافت  و آی بی ام  هم وارد این میدان شدند که این رقابت همچنان ادامه دارد.

پورتال‌های سازمانی اساساً با دو هدف طراحی و در سطح سازمانها مستقر شدند. این دو هدف شامل مدیریت متمرکز اطلاعات تجاری در سازمانها و ارائه خدمات اطلاعاتی روزآمد می‎باشند. پورتال‌های سازمانی از یک سو امکان مدیریت متمرکز در سازمان را برای مدیران و معاونان مؤسسات و سازمانها فراهم می‎کنند و پنجره ای شفاف از سازمان را در مقابل چشم آنها قرار می‎دهند و از سوی دیگر کاربران و مشترکین خود را از آخرین اخبار و اطلاعات مربوط به حوزه‎های کاری و تجاری آگاه می‎سازند. این پورتال‌ها علاوه بر اطلاع‎رسانی زمینه‎های تعامل میان مدیران و کارمندان و مشتریان یا کاربران را ایجاد می‎نمایند. محیط شبکه‎ای پورتال‌های سازمانی به گونه‎ای طراحی می‎شود که یک کاربر پس از ورود به آنها خود را در فضای مجازی یک محیط تجاری یا کاری می‎ یابد و علاوه بر انجام امور اجرایی و تجاری در سراسر اوقاتی که در این محیط به سر می‎برد.

احساسی از لذت را همراه با آموزش تجربه می‌نماید. یکی دیگر از ویژگی‎های پورتال‌های سازمانی این است که کاربران با مشارکت در فعالیت‎های مبتنی بر شبکه  خلاقیت‎های فردی را در خود پرورش می‎دهند. امکانات تنظیم شخصی‎  که معمولاً در هر پورتال سازمانی پیش‎بینی و ارائه می‎شود ضمن به چالش گرفتن تجربیات فردی کاربران در کار با امکانات شبکه‎ای و بسترهای ارتباطی، زمینه‎های خلاقیت آنها را به شیوه‎ای کاربردی ایجاد می‎نماید.

قابلیت‎های موجود در پورتال‌های سازمانی نظیر کاوش، فهرستهای موضوعی، سرویس‎های صفحات زرد برای یافتن شرکت‎های محلی، سرویس‎های یافتن افراد برای ردیابی شماره تلفن‎ها یا آدرس‎های پست الکترونیکی، تیترهای خبری، قیمت سهام، نتایج ورزشی، پیش‎بینی وضع هوا، اطلاعات مسافرتی و پروازی، فهرست رویدادهای محلی، گروهای بحث و گفتگو، تابلوی پیامها، سرویسهای ار سال و دریافت سریع پیامها، آگهی‌ها و پیشنهادهای تجاری، دفترچه‎های آدرس، تقویم و دیگر قابلیت‎های کاربردی حقیقتاً آنها را تبدیل به محیط‎های شبکه‎ای کرده‎اند که کاربران پس از چند مورد استفاده و بهره‎برداری از آنها دیگر نمی‎توانند از عضویت در آنها چشم‎پوشی کنند. این به معنی وابسته نمودن کاربران به یک محیط خاص شبکه‎ای نیست، بلکه به معنی ایجاد اعتماد در کاربران و مشتریان جهت مراجعه آنها به یک محل خاص در اینترنت به منظور انجام امور تجاری و اداری است.

امروزه روشن شده است که کاربران پورتال‌های سازمانی حدود یک سوم از زمان خود را صرف انجام جستجو، یک سوم را صرف پیامها و مشارکت در تالارهای گفتگو و یک سوم دیگر را صرف دستیابی به دیگر محتویات می‎کنند. امکانات ارتباط از راه دور نظیر سیستم پیام کوتاه کارایی پورتال‌های سازمانی را چند برابر ساخته است. کاربران این پورتال‌ها دیگر حتی برای ارتباط با پورتال مورد نظر نیاز به حضور

فیزیکی در محل کار یا منزل جهت استفاده از رایانه شخصی ندارند، بلکه می‌توانند از طریق تلفن همراه خود و دیگر تجهیزات ارتباطی بی‎سیم نسبت به امور اداری و بازرگانی خود واکنش‎های مناسب و به موقعی را نشان دهند. به عبارت دیگر پورتال‌ها قادر به بهره‎برداری مفید و مؤثر از فناوری‎های بی‎سیم جهت برآورده ساختن نیازهای ارتباطی مشترکین خود شده‎اند. همه اینها کارایی پورتال‌های سازمانی را بیش از گذشته نمایان ساخته‌اند.

انواع پورتا ل

پورتال را می توان  بر حسب محتوا و مخاطب طبقه بندی کرد :

محتوا :

  "چه سیستم و اطلاعاتی توسط پورتال ارائه می شوند ؟"

• پورتالهای اطلاعاتی ( Information Portal ):
• پورتالهایی هستند که بیشتر اطلاعات استاتیک موجود در منابع مختلف را گردآوری کرده و نمایش می دهند.
• پورتالهای کاربردی ( Application Portal ) :
• پورتالهایی هستند که بیشتر ارائه دهنده سرویس هستند .

مخاطب  :

" مخاطب  پورتال چه کسی است ؟ " 

• پورتال افقی ( Horizontal Portal - Hortal ):
• پورتال های افقی پورتال هایی هستند که محدودة تحت پوشش آنها بسیار زیاد است. به عنوان مثال وبگاه یاهو یک پورتال افقی است که تقریباً اکثر موضوعات مورد علاقه مردم را پوشش می دهد و ارائه دهنده اطلاعات و سرویسهای مختلفی است ، و افراد مختلف را پاسخگو می باشد به عنوان مثال پورتالی که در آن خرید و فروش کالاهای مختلفی صورت می گیرد .

 پورتال عمودی ( Vertical Portal- Vortal ) :

پورتال های عمودی پورتال هائی هستند که دامنه شمول آنها یک موضوع یا یک صنعت خاص است. این پورتال ها دارای محدوده تحت پوشش کم ولی دارای عمق زیادی هستند. بدین معنی که روی یک موضوع خاص تعمق دارند و به صورت تخصصی بدان پرداخته اند. بر روی عناوین خاص و یا سرویسهای خاص تمرکز دارد و پاسخگوی گروه خاصی می باشد . به عنوان مثال پورتالی که به خرید و فروش محصولات یک صنعت خاص و اخبار همان صنعت اختصاص می یابد .

پورتالهای تجاری( Commercial  Portal ):

این پورتالها برای کار با مشتریان و شرکتهای همکار بکار برده می شوند. این پورتالها با پاسخ مناسب به مشتریان و ارایة اطلاعات شخصی و امکانات مقایسه ای محیطی مناسب برای خرید را فراهم می سازند.

پورتالهای سازمانی ( Enterprise Portal):

همکاری های درون سازمانی را شامل می شوند.به عبارت دیگر این پورتالها دسترسی پرسنل به اطلا عات و محیط  کاری لازم برای انجام کارشان و همچنین به سیستمهای سازمانی را فراهم و کنترل می کند.

هدف از طراحی و پیاده سازی پورتال، ایجاد وبگاهی واحد، جهت دستیابی به اطلاعات و خدمات تمامی وبگاه های دولتی و بخشی از سازمان های غیردولتی، بدون نیاز به مراجعه مستقیم به تک تک آنها است. این درگاه به عنوان نقطه واحد و اصلی، به معرفی امکانات و توان مندی ها می پردازد. هدف اصلی طراحی یک درگاه جامعه، تعاملی و پویا است تا به سهولت جهت اطلاع رسانی و خدمات رسانی مورد استفاده قرارگیرد.